デジタル時代のお金の「今」と、
経理業務が「楽」になる方法をお届けする

ジャーナル

株式会社MJS Finance & Technology | エムエフティー(MFT)

経営のデジタル化で、
コスト削減!

経理業務の効率化はどれだけ可能?

テレワークなどが浸透し、働き方の自由度もあがりましたが、まだまだ書類の多さやセキュリティの観点からも、経理業務は働く場所や働き方の自由度が高まったとはいえないようです。
そんななか、「経理業務の、効率化ってどうすればいいの?」このような悩みをもっている経営や、経理担当者の方は多いでしょう。何から手をつけていいのか、そもそも何をすればいいのかと考えてしまうものです。テレワーク、働き方改革をしながらも、企業が生き残るためには、時代に対応しつつ、利益が残る体質にしていかなければなりません。
そこで、今回は、「経理業務にかかるコスト」と「デジタル化によってコスト削減が可能」なことを紹介していきます。

経理業務に費やされるコストって何があるの?

営業・接客・製造といった現場で生産性がある業務は改善により売上向上が見込めるものの、経理業務の改善では直接売上向上ができません。そのため、経理にかかる経費を節減して少しでも利益を確保する必要性があります。まずは、経理業務に費やされるコストをみていきましょう。

現金管理作業にかかる時間

営業・接客・製造といった現場で生産性がある業務は改善により売上向上が見込めるものの、経理業務の改善では直接売上向上ができません。そのため、経理にかかる経費を節減して少しでも利益を確保する必要性があります。まずは、経理業務に費やされるコストをみていきましょう。

経理業務に費やされるコストって何があるの?

売上や利益を生み出す付加価値の高い仕事をコア業務といいますが、経理業務は裏方仕事ともいえるので、いってみればノンコア業務(コア業務のサポートで付加価値が低い)といえます。しかし、経理は業績・予算・決算を管理するため、専門性が高い仕事でもあるでしょう。

そこに現金出納管理や経費精算、請求書発行などの簡単だけど会社の業績にも関係ある作業は意外にも大変で、時間のかかるものでもあります。特に現金管理は間違えることがあってはいけないので慎重になってしまい、作業時間を消費してしまい、人件費がかさんでしまいがちです。

データを紙ベースで管理

現金出納管理や請求書などは紙ベースで保管している事業所も少なくありません。印刷の手間、保管場所等も意外とコストがかかります。さらに、切手代や封筒代にもかかる実費コストが生じます。

データを一元管理できるシステムがあればペーパーレスにもつながりますが、デジタル化に踏み切れていない事業所では紙の保管場所も必要ですし、探す時間も浪費してしまっています。

小口現金化の処理と精算ミス

現金管理や経費精算、請求書発行といった業務に対し、人が電卓を使って入力していると、思わぬミスが発生する可能性があります。管理も大変なので一度間違えると、もう一度書類を確認し直すところから始めるので、時間にかける人件費がもったいないものです。

小口現金を常時管理するのは非常にムダな時間です。キャッシュレスなどのデジタル化によって不要な作業は省略し、必要なデータのみ入力するようになりますから、精算ミスがなくなりますし、履歴も残って安心といえます。

銀行振込手数料

銀行間の振込手数料は経費を圧迫する大きな問題です。一件あたりの金額は大きなものではないものの、年間を通じた金額になると手数料はかなり大きくなってしまいます。また、従業員への経費送金額が振込手数料とほぼ変わらないこともあるでしょう。

送金アプリなどのデジタル化によって振込手数料が大幅に削減できれば、企業の経費節減/利益確保にもつながりますし、従業員への経費精算も月1回処理から週次等頻繁に行えるようになるので、社員のお財布健全性も上がります。

口座情報の管理や送金作業が大変

送金件数が多くなると、取引先や従業員の口座情報の管理が大変です。また、1件ずつ送金作業をしていくと、それだけでもかなりの時間がかかってしまいます。ダブルチェックは必須ですが、1件ずつの確認にもなると、作業時間が長引いてしまいます。手作業が多くなってしまうことで、社員のやる気が削がれると共にミスを招いてしまいます。

デジタル化でコスト削減する方法とメリット

まずは、これらが経理業務にかかるコストでした。それでは、経営をデジタル化することによってもたらされる経理業務のコスト削減方法と生じるメリットをみてみましょう。

経費精算・請求書発行システムや電子取引ソフトの導入

システムやソフトの導入は経理業務の効率化を図れます。データの管理だけでなく、決まった業務であれば、自動的に作業してくれるので、手作業による入力ミスがなくなります。また、処理件数の多い請求書発行には多大な時間がかかってしまうものですが、システムによる自動化は、入力ミス削減や作業件数の削減だけでなく、作業スピードも大幅に向上してくれます。今まで複数人でみていた経理業務に費やす時間を大きく効率化できるでしょう。

さらに電子取引することによって、請求書の発行が不要となり、印刷や郵送といった作業が必要ありません。ペーパーレスの促進にもつながるのでコスト削減が可能といえます。

経理スタッフの負担を減らせる

経理業務のデジタル化により、入力ミスなどの間違いが減ると、社内・社外からの問い合わせが少なくなりますし、本来の業務に集中できます。経理作業をシステム化することは、経理スタッフの負担を減少できます。

浮いた人材をコア業務に回せる

経理業務をデジタル化することによって、作業スピードがはかどり、業務効率化が促進されていきます。そこで経理業務にかかる人材に余裕ができれば、いきなり営業部隊などに展開するのはではなく、会社内部から生産性向上を目指すの総務/企画部門業務に付加させることで、生産性向上を目指すことが可能となります。

上記の業務は、経理メンバーのスキルアップやモチベーションアップにもつながりますので、より一層生産性向上につながるでしょう。経理業務のデジタル化は長期的にみれば、大きなメリットといえますので、率先して取り組んでいきましょう。

まとめ

経理業務は、その名の通り、「お金」を扱う部門なので、時間のかかる作業であっても、なかなか新しい仕組みを取り入れることに躊躇してしまい、コスト削減に踏み込みづらい部門だと思います。また、ミスが許されないプレッシャーや、毎回、決まった作業をするため、社員にとっては、モチベーションが上がりづらいのも経理業務の特徴です。しかし、小口現金処理や精算作業などの現金管理はデジタル化に移行することで大幅に時間を減少できます。
さらに、経営のデジタル化によっては、経理業務の簡素化だけでなく、長期的なコスト削減が見込めます。さらには、経理業務を担当するスタッフの作業にかかっていた時間は浮き、気持ちの余裕と人件費の削減も見込めます。経理スタッフに生まれた余裕と、浮いたコストは、コア業務に回して生産性をアップしていくこともできるでしょう。
ぜひ、経営のデジタル化に取り組んで、経理担当者に「楽」と「楽しさ」を生み出しましょう。