近年の技術の進化と、最近の新型コロナウイルスの影響によって、企業におけるの働き方は大きく変化しました。リモートワークやテレワークが多くなり、社員が会社へ出社できなくなってしまったために、変化を余儀なくされた企業がたくさんも沢山あります。

自社の働き方改革として見直されているのが「アナログからの脱却」と「デジタルへの移行」の2点となっていて、そのポイントとなるのが「企業間取引のデジタル化」です。

こちらでは、企業間の取引をデジタル化することによって、どのようなメリットがあるのかについて紹介します。

「企業間の取引をデジタル化する」とは、どのようなことを指すのか？

2021年現在、日本国内の多くの企業が紙媒体での取引や、取引の際に電話や面談などによって行われています。

これらの業務をデジタル化することが「企業間取引のデジタル化」となるのですが、具体的にどのようにすれば良いのか分からないという企業も多いです。

こちらでは、企業間取引をデジタル化するというのはどのようなことを指すのか詳しく紹介していきます。

紙媒体で行われていた取引をデジタル化する

企業間で行われている取引の中では様々な書類が使われています。

売買契約に限った話をしても「見積依頼書」や「見積書」、「注文書」や「納品書」など沢山の書類が使われていて、これらの書類の伝達手段としては、手渡しや郵送・FAXなどが主な手段です。

これらの業務を紙媒体ではなく、デジタル化してデータとしてやり取りするのがデジタル化の第一歩となります。

受発注や請求に関する取引をデジタル化へ

受発注に関する業務を電話やFAXなどを使って行っていると、想定外のトラブルに見舞われるケースが非常に多いです。

例えばFAXでの業務では「紙に書かれている文字がインクで滲んで読めない」とか「紙詰まりが起きて書類が届かなかった」というようなことがあります。

このような場合には再送信をお願いすれば良いだけなのですが、再送信をお願いすると自分側にも相手側にも余計な労力や時間を消費してしまうことに繋がります。

また、電話で受発注の業務をする場合でも、1回の応対では5分程度でも1日に何十件も業務がある場合は電話だけで1日の業務が終わってしまうというケースも少なくありません。

これらの業務をデジタル化することによって業務が効率化されて、従業員にもゆとりが生まれることになりますので、仕事に対するパフォーマンスも大きく向上します。

2023年から始まるインボイス制度の導入に備える

インボイス制度は「適格請求書等保存方式」とも呼ばれていて、令和5年10月1日から導入される新しい制度です。

この制度が施行されることになった要因としては、軽減税率が開始されたことに起因しています。

軽減税率では品目ごとに税率が異なるため、それらを管理しなければいけません。

インボイス制度は消費税を除く売上高が1,000万円以上の事業者に対して納税義務を課すための制度なので、正しく会計処理を行わないと脱税として処理されてしまう可能性もあります。

税務処理では少しのミスも許されないのが基本なので、手書きや紙媒体の記録では管理するのが難しくなるため、社内の業務をデジタル化することで管理しやすくするのがポイントです。

※参考資料（国税庁のサイトから）
https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/zeimokubetsu/shohi/keigenzeiritsu/invoice.htm

企業間取引のデジタル化によって得られるメリットとは

企業間取引をアナログからデジタルに変えることによって得られるメリットとしては、主に「コストの削減」と「利便性の増加」という2つが挙げられます。

ポイントとしては、従来のコストを削減することで支出を少なくし、利便性を高めることで業務のパフォーマンスを増加させる効果があります。

こちらでは、具体的なデータを用いてどのようなメリットが得られるのか紹介していきましょう。

総労働時間の6％削減

企業のコンサルティングを請け負う日本総研では、2021年2月10日の発表で、「企業間取引をデジタル化することによって、総労働時間を6％削減できる」という研究結果を発表しました。

労働時間が6％削減されるということに対してイメージできない方も多いかもしれませんが、これは業務内容が広くなればなるほど、社員の数が多ければ多いほど効果が高くなります。

具体的な考え方としては社員数が100人の企業があったとして、今まで100％の成果を出すために100人全員が業務に勤しんでいたとすると、94人の労力で100％の成果が得られるということです。

このように、6％というのは小さな数字のように見えてとても大きな値となっていますので、企業間取引をデジタル化することによってこれだけのメリットが得られます。

※参考資料（https://www.jri.co.jp/page.jsp?id=38269）

低価格クラウドサービスの利用による業務の効率化

クラウドサービスの利用によって業務の効率化を促すという話を耳にしても、イメージするのが少し難しい方も多いかもしれません。

クラウド管理というのは、「WEB上で管理する」ということを指していて、企業が業務で使用するアプリやソフトウェア、書類の管理などをオンライン上で行う管理方法のことです。

クラウド管理を導入することで、どのようにして業務を効率化させるのかというと、あくまでも一例ですが「スマートフォンから業務に関するメールやスケジュールのチェックが出来る」というものがあります。

アナログ管理では社内に居る担当者へ連絡をして対応してもらったり、自分で会社へ戻ってから対応しなければならなかったことが、外出先でも対応できるようになります。

このようなサービスを導入するための費用については、利用するサービスまたは提供している企業によって異なりますが、月々数千円程度の利用料金でサービスを使えるケースもあります。

業務の効率化については大企業ほど深刻な問題かもしれませんが、中小企業は社員数が大企業に比べて少ないということもあり、社内の事務担当社員の繁忙さにかかわらず、社員が社外で自由に活動できるようになる環境が得られると考えると理想ではないでしょうか。

※参考資料（https://www.jri.co.jp/MediaLibrary/file/report/researchfocus/pdf/12405.pdf）

IT導入補助金などを利用して支出費用の減少

企業間取引をデジタル化することに際して気になるポイントとしては「どれくらいの費用が掛かるのか？」という部分だと思われます。

多額の費用が掛かる場合に、デジタル化したくても出来ないという企業があるかもしれませんが、経済産業省や中小企業庁が推し進めている「IT導入補助金」を申請できます。

どのような部分をデジタル化するのかということによって、利用できる補助金の金額は異なりますので注意が必要です。

しかし、様々なシーンで活用できる補助金制度なので、業務の効率化やコストの削減などを考えているのならば、顧問の税理士先生に相談して、検討してみても良いのではないでしょうか。

※参考資料（https://seisansei.smrj.go.jp/pdf/0103.pdf）

こちらでは、企業間取引をデジタル化するための方法や、デジタル化した場合のメリットなどについて紹介しました。

今までアナログで業務を行ってきた企業からすると、デジタル化という今までの業務では経験してこなかったことに対する不安はあると思われます。

実際にデジタル化することによって得られるメリットはたくさんありますので、まずは検討する、または身近な顧問の税理士等に相談することから始めてみてはいかがでしょうか。